POLICY FÖR DOKUMENTATION, INSAMLING OCH GALLRING
Antagen av FHS styrelse 2011-10-20 (ersätter tidigare beslut från 2004-05-25).
Denna policy omfattar dokumentation samt insamling och gallring av objekt i form av föremål, skrivna dokument, arkivalier, fotografier, film, inspelat ljud, digitaliserad information och annat material. Policyn fastställs av styrelsen och godkänns av årsmötet.
Den är inte tidsbegränsad.
Dokumentationen och insamlingen skall ske i enlighet med FHS stadgar och Apotekarsocietetens ändamål och verksamhet.
FHS policy för dokumentation, insamling och gallring sammanfattas i följande punkter:
Dokumentationen och insamlingen skall spegla utvecklingen inom läkemedelsområdet.
Insamlingen skall ske med hänsyn till befintliga resurser för vård, bevarande och dokumentation.
Gallring i museets samlingar kan ske då särskilda skäl föreligger samt efter utredning och enligtfastställd beslutsordning.
Kommentarer till punkterna:
Heltäckande representativitet är varken möjlig eller eftersträvansvärd. Istället bör FHS museum inrikta sig på att identifiera viktiga, betydelsebärande och även kontroversiella företeelser, dokumentera dem och sätta dem i ett historiskt perspektiv genom att återknyta till de befintliga samlingarna.
Motiven för insamling kan vara av olika slag; det insamlade kan vara representativt för exempelvis en tid, en plats, en bransch eller en person, men också motsatsen – att objektet uppvisar originalitet i dessa eller andra avseenden. Motivet kan också vara historiskt eller vetenskapligt intresse.
Dokumentations- och insamlingsarbetet skall i sina olika delar präglas av tydliga och väl dokumenterade beslut. Detta gäller också mottagande av föremål, arkivalier eller annat material. Samtidigt måste det finnas utrymme för välmotiverade undantag från denna regel, som till exempel vid erbjudande av gåvor till museet.
Det insamlade materialet skall förses med en så riklig såväl teknisk som historisk och etnologisk kontext som möjligt.
Dokumentations- och insamlingsprojekt vid museet kan, men behöver inte nödvändigtvis, vara av forskningskaraktär. Dock är det viktigt att sådan verksamhet sker med tydligt formulerat syfte dokumenterat i en projektbeskrivning. Det insamlade materialet tas tillvara, registreras och förtecknas på så sätt att det kan komma samtida och framtida forskning till gagn.
Som incitament till dokumentation och insamling är utställningar en stor tillgång, på samma sätt som dokumentations- och insamlingsverksamheten är en viktig resurs i skapandet av utställningar. Mer konkret bör dokumentations- och insamlingsarbetet ibland sträva efter att dels skapa ett material som lämpar sig att ställas ut, dels tillföra nya infallsvinklar som kan omsättas i utställningar
Museet har ett ansvar för att katalogisera, vårda, magasinera och ställa ut insamlat material på ett godtagbart sätt Lika viktigt är att registrering, dokumentation och ordnande av uppgifter kring de insamlade objekten håller en hög nivå.
En insamling i begränsad omfattning som motsvarar ovanstående förutsättningar, är att föredra framför en omfattande insamling med bristfälliga resurser och möjligheter att hantera det insamlade materialet.
När ett objekt väl förvärvats skall det av princip inte avyttras. Samtidigt måste dock selektiv gallring inom vissa kategorier av objekt kunna övervägas med tanke på den rådande situationen beträffande magasin, föremålshantering och underhåll.
Inga former av avyttrande, vare sig genom gåva, byte, försäljning eller kassation, får emellertid ske utan att föregås av professionell bedömning. Först på grundval av en sådan utredning kan styrelsen fatta beslut om avyttring.
Om förvärvet från början är belagt med bindande förbehåll måste detta respekteras, om det inte klart kan påvisas att det är omöjligt eller skulle leda till väsentlig skada för museet. I fråga om förvärv som gjorts genom särskilt ekonomiskt bistånd utifrån kräver varje överlåtelse normalt att alla parter som bidragit till finansieringen av köpet ger sitt samtycke.
Gallring kan komma i fråga om föremålet ifråga blivit alltför skadat för att kunna restaureras, om samlingarna innehåller flera föremål av identiskt slag eller om föremålet är i mer eller mindre fullständig avsaknad av kontext.
Gallringsbeslut
Beslut om utgallring fattas vid ordinarie styrelsemöte eller per capsulam och skall bifallas av minst 2/3 av styrelsens ledamöter. I de fall utgallring gäller stora delar av museets samlingar, unika objekt eller objekt donerade av personer som gjort väsentliga insatser för Apotekarsocieteten skall sådant utgallringsbeslut också bekräftas av styrelsen för Apotekarsocieteten.
Då beslut enligt justerat protokoll från FHS föreligger skall i första hand andra museer eller donator erbjudas objekten. I andra hand och då försäljning bedömts som möjlig bör medlemmarna i Apotekarsocieteten erbjudas förvärv. I tredje hand kan objekten kasseras.
Denna policy har utarbetats under år 2011 med stöd av ICOMs Etiska Regler samt motsvarande policy från Tekniska museet i Stockholm av en arbetsgrupp bestående av Lennart Ernerot, sammankallande, Elisabeth Göthberg och Leif H Eklund.
Policyn antogs enhälligt av FHS styrelse 2011-10-20 samt godkändes av FHS årsmöte
2011-11-07.